Cartographier ses achats Tail Spend : comprendre avant d’agir
Dans la majorité des grandes entreprises, les achats Tail Spend représentent un paradoxe bien connu des directions achats : ils concentrent une multitude d’achats de faible montant, peu visibles individuellement, mais qui, cumulés, pèsent lourd sur les coûts, les process et les risques. Pourtant, malgré leur importance, les achats Tail Spend restent souvent mal identifiés et difficile à piloter.
La première étape indispensable pour reprendre le contrôle est de cartographier ces achats. Sans visibilité claire, aucune stratégie d’optimisation durable n’est possible.
Dans cet article nous vous proposons une approche concrète pour comprendre ce que signifie réellement cartographier vos achats Tail Spend et comment s’y prendre efficacement.
Qu’est-ce que le Tail Spend ?
Le Tail Spend désigne l’ensemble des achats non-stratégiques, qu’il s’agisse de biens ou de services, caractérisés par des montants unitaires faibles, une forte dispersion et un grand nombre de fournisseurs. Ces achats sont souvent réalisés en dehors des processus achats classiques, directement par les métiers, avec peu de standardisation et un niveau de contrôle limité.
Contrairement aux achats stratégiques, le Tail Spend n’est généralement pas piloté par des appels d’offres structurés ou des contrats cadres. Il représente pourtant, dans de nombreuses organisations, jusqu’à 20 à 30 % du volume total des dépenses, tout en mobilisant une part disproportionnée du temps des équipes achats.
Pourquoi le Tail Spend est-il si difficile à cartographier ?
La difficulté à cartographier le Tail Spend tient avant tout à sa nature fragmentée. Les données sont souvent dispersées entre plusieurs outils – ERP, outils comptables, plateformes métiers – voire totalement absentes lorsqu’il s’agit d’achats hors process. À cela s’ajoute le fait que de nombreux achats sont réalisés ponctuellement, auprès de fournisseurs peu connus ou non référencés.
Que signifie réellement “cartographier le Tail Spend” ?
Cartographier le Tail Spend ne consiste pas simplement à produire un tableau Excel listant des dépenses. Il s’agit de structurer une vision globale et exploitable des achats non-stratégiques, en croisant plusieurs dimensions essentielles : les catégories d’achats, les fournisseurs, les usages métiers, les montants et les processus associés.
Une cartographie efficace permet de rendre visibles des flux jusqu’alors invisibles, d’identifier les zones de dispersion et de détecter les leviers d’optimisation.
La méthodologie pour cartographier les achats Tail Spend
La première étape consiste à définir clairement le périmètre du Tail Spend. Cela implique d’identifier quelles catégories d’achats sont considérées comme non-stratégiques dans l’organisation, en incluant aussi bien les biens que les services.
Après avoir fait une classification de vos achats (A, B, C). Vous pouvez désormais vous pencher sur vos achats Tail Spend et lancer un exercice interne d’analyse.
Vient ensuite la consolidation des données. Il s’agit de collecter les informations issues des systèmes existants, mais aussi d’intégrer les données issues des factures, des contrats et des remontées terrain des métiers. Cette phase est souvent la plus chronophage, mais elle conditionne la qualité de la cartographie.
Une fois les données consolidées, l’analyse permet de regrouper les dépenses par catégorie et par fournisseur. Cette étape met rapidement en évidence les fournisseurs redondants, les achats récurrents non contractualisés et les catégories générant le plus de dispersion.
La cartographie doit ensuite intégrer une lecture par usage métier, afin de comprendre qui achète quoi et pourquoi. Cette vision est indispensable pour éviter des décisions purement financières qui dégraderaient le service rendu aux métiers.
Enfin, la cartographie permet de prioriser les actions. Toutes les catégories de Tail Spend ne présentent pas le même potentiel d’optimisation. Certaines génèrent avant tout des coûts administratifs, d’autres des risques juridiques ou de conformité. L’objectif est d’identifier où concentrer les efforts pour obtenir un impact rapide et mesurable.
Les erreurs fréquentes à éviter
L’une des erreurs les plus courantes consiste à vouloir optimiser le Tail Spend sans avoir de visibilité consolidée. Une autre erreur fréquente est de se concentrer uniquement sur la réduction des coûts, sans prendre en compte les coûts cachés liés au temps passé, aux risques ou à la complexité administrative.
Beaucoup d’entreprises sous-estiment également l’importance des services non-stratégiques, alors qu’ils représentent une part significative du Tail Spend. Enfin, lancer des appels d’offres ou rationaliser les fournisseurs sans cartographie préalable conduit souvent à des résultats décevants.
De la cartographie au pilotage du Tail Spend
La cartographie n’est pas une fin en soi. Elle constitue le socle d’un pilotage structuré et durable du Tail Spend. Une fois la visibilité acquise, il devient possible de centraliser les achats non-stratégiques, de rationaliser les fournisseurs, d’automatiser les processus et de sécuriser les flux.
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Conclusion
Cartographier les achats Tail Spend est une étape clé pour toute direction achats souhaitant reprendre le contrôle sur ses achats non-stratégiques. En rendant visibles des dépenses dispersées, en identifiant les fournisseurs et en comprenant les usages métiers, la cartographie permet d’avoir une vision globale sur les leviers d’optimisation à activer.
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